После того как все достоинства корпоративной почты уже были оценены по достоинству, следует применить несколько важных шагов для того, чтобы осуществить перенос почтового сервера на профессиональный хостинг почты. Допустим, надёжный поставщик услуг почтового хостинга найден, выбран удобный тарифный план и подписан договор на оказание услуг. Что следует предпринимать далее? Вся инструкция с ценными указаниями занимает всего несколько простых шагов.
Внесение изменений MX-записи
MX или «почтовый обменник» - особая запись в файле доменной зоны, которая ссылается на почтовый сервер/серверы, которые несут полную ответственность за почту домена. Их изменение необходимо для того, чтобы переправить поток входящей корреспонденции на новый IP-адрес, который принадлежит хостинг-провайдеру. Такие изменения можно внести полностью самостоятельно, если DNS-серверы планирует поддерживать сам заказчик услуги или же делегировать такие полномочия хостинг-провайдеру, который будет заботиться о поддержке работы сервера. У поставщика услуг корпоративного хостинга такая услуга предлагается полностью бесплатно. Всё, что может потребоваться от клиента - это делегирование домена с нынешнего DNS-сервера на серверы нового хостера.
Проделать такую операцию легко в личном кабинете на сайте организации, которая проводила регистрацию доменных имён.
Создание почтовых ящиков
Чтобы каждый отдельный сотрудник-пользователь корпоративной почты, мог и дальше продолжить использовать свои традиционные адреса, надо заново создать их на новом хостинге. Системный администратор может провести эту процедуру самостоятельно, применяя зашифрованный HTTPS доступ к веб-интерфейсу управления хостингом почты или же перепоручить выполнение этих операций службе технической поддержки нового провайдера. В отдельных случаях можно экспортировать список адресов пользователей со старого сервера и импортировать их на новый. Это позволит быстрее и менее «болезненно» перейти от одного поставщика услуг хостинга к другому. А рядовые пользователи смогут даже пользоваться обычными паролями.
Настройка клиентов почты на ПК пользователей
Важно указать новый адрес, на котором находится почтовый сервер, чтобы легче проводить процедуру приёма или отправки корреспонденции, провести некоторые дополнительные настройки, а иногда и указать новый пароль. Если же почтовый хостинг переносится на личный сервер компании, лучше всего изменить традиционный логин для проверки корреспонденции полностью, не забыв при этом указать домен.
Другими словами, вместо короткого логина user потребуется внести запись user@company.com
Это важно, поскольку на многих почтовых серверах поддерживается большое количество доменов, а имена ящиков до символа «собака» могут совпадать, в то время как при полном указании адреса электронной почты совпадений быть просто не может, по причине того, что каждый адрес уникален. Кроме того, нужно будет подключить авторизацию SMTP – она будет идентифицировать каждого владельца ящика при отправке сообщений. Раньше, если «самодельный» сервер почты располагался в локальной сети самой компании, клиенты почты иногда работали без подобной настройки, поскольку внутренняя сеть позволяла отправлять письма посредством почтового сервера.
Тем не менее, отсутствие таких настроек часто приводило к блокировке провайдером IP-адреса компании, а отправка электронной почты становилась закрыта (блокировка по 25-му порт), могло случиться и так, что IP-адрес линии попадал в чёрный списки адресов, которые рассылали спам, в связи с чем, отправленные письма на принимающей стороне, сразу же отправлялись в папку с сомнительной корреспонденцией.
Глубинная суть таких неприятных сюрпризов состоит в том, что локальная сеть заражалась троянскими вирусами, которые со временем начинали использовать корпоративный сервер почты как Open Relay (открытый ретранслятор) и начинать рассылать с него спам. Естественно, что при использовании услуг профессиональной компании, такая ситуация ни в коем случае не может повториться. Прежде всего, отправка писем возможна становится только после прохождения авторизации. Кроме того, постоянно проходит мониторинг активности пользователей, что позволит избежать проблем, если активность выявлена в необычное время и, наоборот, не мешать работе сотрудников офиса, если отправка писем проходит на протяжении рабочего дня.
При этом перенос почтового сервера завершается. Дополнительные настройки, которые необходимы или просто рекомендуются для стабильной работы, приводятся ниже:
- Запись PTR – нужна для преобразования IP-адреса в имя и для полноценной проверки сервера-отправителя;
- Запись SPF – ограничивает список IP-адресов, с которых отправляются письма от доменного имени;
- DKIM – технология, благодаря которой почтовые сервисы на принимающей стороне имеют возможность проверять криптографическую подпись в письмах.
Однако все эти и некоторые другие параметры устанавливаются поставщиком услуг почтового хостинга. Поэтому, системный администратор или владелец компании-клиента не должен думать об этих тонкостях профессиональной работы. Естественно, при условии, что поставщик услуг хостинга корпоративной почты – действительно профессиональная компания.
3074 просмотра
