Архивация – это создание копирование любого сообщения пользователя корпоративной почты (входящего/исходящего). Копирование производится автоматически и не связано с действиями копируемого адресата. Копируется всё – тело сообщения, адрес отправителя/получателя, вложения, время и дата отправки.
Под копирование обычно выделяют отдельное пространство на почтовом сервере в виде почтового ящика, то есть создают почтовый адрес, например: copy@example.ru. Адресов может быть даже несколько, например: copy-otdel-prodag@example.ru, copy-bushgalteriya@example.ru и так далее, по необходимым отделам.
Чем полезен для компании такой подход?
Вариантов для применения очень много – от инструмента проверки компетенции сотрудников до резервного архива, поскольку это backup почты компании.
Методы фильтрации позволяют создать базы сообщений для разных отправителей, например, копировать корреспонденцию отделов на разные почтовые адреса. В случае необходимости можно восстановить нужное сообщение, например, при утрате каких-то данных либо при необходимости проверить ответственность сотрудника, насколько компетентно он ответил адресату.
Копирование позволяет сохранять «стерильность» мнения: сообщения сохраняются независимо от желания сотрудников, то есть отпадает вариант с удалением какого-то компрометирующего материала. Контролировать качество общения сотрудников компании может тот, кто имеет доступ к архиву сообщений, обычно это руководитель или ответственный сотрудник.
Как говорилось выше, из архивированных сообщений легко восстановить утерянную переписку. Риск утери (уничтожения) информации весьма высок – например, для связи с почтовым сервером выбран протокол POP3. При использовании POP3 сохранение папок с сообщениями происходит непосредственно на компьютер пользователей, то есть информация может быть легко уничтожена как вирусом, так и неосторожными действиями пользователей.
Законна ли архивация сообщений?
Чтобы использование архивации не вызывало вопросов с юридический точки зрения, стоит добавить пункт о праве компании как работодателя на сбор и обработку сообщений любого типа при условии использования корпоративной почты.
Верным решением будет добавить данный пункт в договор, заключающийся между компанией и сотрудником, либо в дополнительное соглашение о сохранении коммерческой тайны. Таким образом, между компанией и сотрудником не останется недомолвок, и процесс будет построен юридически правильно.
Как архивация (копирование) реализовывается технически?
Обычно корпоративная почта обслуживается хостером. Заказчиком подается заявка, определяются параметры архивирования (копирования), а хостер настраивает всё необходимое оборудование и программное обеспечение.
Здесь стоит сказать о том, что важно грамотно настроить копирование. Например, при использовании протокола IMAP для соединения клиента с почтовым сервером, то можно настроить фильтрацию так, чтобы входящие и исходящие сообщения определенного сотрудника раскладывались по соответствующим папкам.
Поскольку копирование происходит на отдельный почтовый ящик, пользователю остаётся только следить, чтобы ящик не переполнялся копиями и объем превышал лимита.
Выводы
Мы знаем управление каким-либо предприятием, компанией – дело сложное, связанное с контролированием множества разных процессов. И порой очень важно грамотно настроить средства контроля над тем или иным параметром. Так же сложно переоценить значимость корпоративной почты – это практически «электронное лицо» компании, аналогичное сайту компании. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что архивирование (копирование) корпоративной почты - это эффективный инструмент контроля качества переписки сотрудников, движения документов.
Необходима качественная поддержка корпоративной почты? Tendence.ru – провайдер, профессионально оказывающий услуги хостинга корпоративной почты. Своим заказчикам Tendence.ru предоставляет эффективные инструменты для управления корпоративной почтой.
4041 просмотр
